Документооборот в учреждении

Бухгалтерия

Документация и документооборот в бухгалтерском учете — это система движения служебной документации на предприятии с момента создания, приема до момента отправки или завершения исполнения. Завершение исполнения подразумевает контроль, обработку, применение документов для составления финансовой отчетности и хранение с последующей передачей в архив.

19 ноября 2020 Знаменцев Борис

Для правильной организации оборота документации нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» и федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») для предприятий государственного сектора.

Структура оборота документов на предприятии включает три основных потока:

1. Входящие — поступившие от других лиц или организаций (запросы, письма).
2. Исходящие — отправляемые из учреждения сторонним адресатам (ответы на запросы).
3. Внутренние — создаются внутри предприятия и не выходят за его пределы, используются работниками в управленческом процессе (организационно-правовые, инструктивные, нормативные, организационно-распорядительные и пр.).

Цели организации документооборота в бухгалтерии

Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации.

Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг.

Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.

Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что его правила касаются только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете (в соответствии с положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105) и не затрагивают некоторые организационно-распорядительные документы, например приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и другие.

Кто за него отвечает

Ответственный за бухгалтерский документооборот — главный бухгалтер предприятия. На него возлагаются обязанности по разработке правил документооборота в бухучете и технологии обработки учетной информации, которые составляются в виде графика. График выглядит как схема или перечень работ с указанием ответственных лиц и сроков их исполнения.

Как организовать документооборот

Алгоритм организации документооборота в бухгалтерского учета на предприятии происходит следующим образом:

1. Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
2. Составление должностных инструкций для работников.
3. Составление графика оборота документации.
4. Создание технологии обработки учетной информации.
5. Разработка номенклатуры дел и порядок хранения бумаг.

Грамотная организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборота упрощает контроль учета, ускоряет сроки составления финансовых отчетов и оперативность учета.

Требования к документам

Общие требования к оформлению документации в документообороте бухгалтерского учета:

1. Регистрационный номер.
2. Код номенклатуры.
3. Источник получения.
4. Должность и фамилия исполнителя.
5. Срок исполнения.
6. Контролирующее лицо.
7. Печать, подписи руководителя и главного бухгалтера.

Как хранить

В соответствии с ФЗ «О бухучете», предприятие должно хранить документы в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации архивного дела, но не меньше 5 лет.

Первичная и учетная документация хранится до 5 лет, инвентаризационное дело, акты ревизии — 3 года, бухгалтерская отчетность и баланс, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет.

Служебные бумаги постоянного хранения (свыше 10 лет), согласно описи, передаются подшитыми в архив организации, временного хранения (до 10 лет) в архив чаще всего не поступают. После истечения сроков они подлежат утилизации путем составления акта списания.

Как исправлять ошибки

Порядок исправления ошибок и неточностей в документах определяется п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. В законе упоминается, что корректировка должна датироваться и заверяться подписью ответственного за составление.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Регламентация документооборота

Документооборот как неотъемлемая часть деятельности любой организации требует систему, которая обеспечивает непрерывную работу всех процессов принятия и реализации управленческих решений. Использование для этих целей систем электронного документооборота (СЭД) позволяет повысить оперативность обработки каждого документа и как следствие, — принятие решений.

Среди всего многообразия процессов документооборота существует их стандартный ограниченный набор, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов организация может использовать только часть процессов из их совокупности.

Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.

Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные. Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.

Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.

Так, в процессах, связанных с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации), можно выделить:

• обработку входящей информации;
• обработку исходящей информации.

Процессы, связанные с обеспечением деятельности и организационно-распорядительной деятельностью организации, предполагают обработку внутреннего документопотока организации. В процессе движения документов с использованием систем электронного документооборота (СЭД), например, «1С:Документооборот» , выполняются в общем случае следующие операции:

• получение документа в бумажном виде, его сканирование, регистрация;
• направление электронного документа на рассмотрение, рассылка исполнителям (соисполнителям);
• создание исходящего документа в электронном виде;
• направление документа на согласование в электронном виде;
• утверждение документа;
• согласование бумажной копии электронного документа;
• направление на регистрацию в электронном виде;
• регистрация;
• отправка контрагенту в бумажном и электронном виде.

Одним из способов регламентации процессов документооборота является структурированное описание. В нем должны быть отражены последовательность движения документа и последовательность работы с ним. Необходимо указать изменения, вносимые в документ в результате этих действий, и субъекта, отвечающего за изменение документа.

Структурированное описание процессов документооборота позволяет также провести их детальный анализ с целью дальнейшей оптимизации или автоматизации. Методологические подходы и способы описания, применяемые для процессов документооборота, те же, что и для описания бизнес-процессов предприятия.

Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития организации такая работа становится необходимостью.

После проведения детального анализа существующего графика документооборота, исключения дублирующих функций и проектирования новой системы документооборота в виде схем/графиков, утверждаемых руководством предприятия, и внедрения автоматизированной системы (СЭД) следует обратить внимание на локальные нормативные документы организации. Отсутствие формализованного документооборота и регламентов для пользователей не заставит их работать. Мало кто любит писать отчеты и быть контролируемым. Поэтому, чтобы добиться результата, надо для работников предприятия четко прописать «правила игры» и утвердить их в виде приказов, положений и инструкций.

Электронный документ может «работать» только тогда, когда он приобрел административную значимость в рамках организации. Для этого необходимо пройти несколько этапов формирования нормативной документации.

1. Формирование положений. Положения разрабатываются в строгом соответствии с установленными правилами и стандартами ведения делопроизводства и документооборота в Российской Федерации, при этом максимально учитываются индивидуальные особенности бизнеса, специфики управленческого процесса организации.

2. Разработка стандартов. Разработка стандартов позволит стандартизировать процессы в соответствии с последними требованиями законодательства и с учетом специфики деятельности предприятия.

Кроме того, она создаст эффективный инструмент работы с конкретным типом документов (например, инструкциями по делопроизводству), поддерживающий процессы и позволяющий в короткие сроки обучать персонал и перераспределять функции между работниками службы документационного обслуживания управления (ДОУ).

3. Разработка регламентов деятельности работников. По каждому рабочему месту службы ДОУ разрабатывается регламент деятельности конкретных работников, включающий в себя:

• перечень функций работника по ведению делопроизводства и документооборота;
• перечень и процедуры обработки документов;
• перечень формируемых отчетных документов;
• сроки получения и предоставления документов.

В качестве результата грамотно и качественно выстроенной системы документооборота компании можно рассматривать, например, сокращение времени обработки документов и усиление контроля ее рабочего процесса и сроков.

Использование СЭД позволяет к тому же создать простой и эффективный механизм формирования всех видов отчетов, повышает надежность хранения электронных образов входящих, исходящих и внутренних документов, а также — электронный архив документов.

Контроль документооборота в компании: 6 правил

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначение ответственного за контроль первичных документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Предварительная оценка входящего документооборота

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Порядок в документах с помощью одного рег. номера

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Организация порядка согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние».

При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку.

Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

Внутренний ЭДО: соединяет людей, экономит ресурсы

Отдали документ на согласование в соседний отдел — документ «провалился как в бездну».  За каждым уточнением по договору нужно бежать к юристам или в финотдел.

Срочно понадобившийся документ по закону подлости не находится и предстоит перевернуть кипу бумаг… Знакомая ситуация? По статистике, 90% внутренних документов «живут по старинке» — распечатываются на бумаге, гуляют по организации «ногами», однако в последнее время эта ситуация меняется, бизнес разворачивается в сторону внутреннего электронного документооборота.

Согласно старой системе стандартов, определяющей терминологию в вопросе делопроизводства и организации работы с документами (ГОСТ 7 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения), документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

А электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Из определения документооборота становится понятным движение документов внутри системы – получение документов (входящий поток документации), отправка документов (исходящий поток документации) и движение внутри системы (от создания до исполнения).

К внешнему документообороту, работающему с входящим и исходящим потоком документов, относятся бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.

К внутреннему документообороту относятся документы, не выходящие за пределы организации: приказы, уставы, положения, заявления, протоколы совещаний, инструкции, внутренняя служебная переписка и другие документы.

Предметом нашей сегодняшней статьи является внутренний документооборот.

Скидка 50% на годовое подключение к внутреннему ЭДО! Если ваше предприятие МСП, подключите пакет «Внутренний ЭДО Плюс» за пол цены.

Подключиться со скидкой

Интересный факт:

Активными пользователями электронного документооборота являются государственные структуры. Среди первых полностью на электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы, случилось это практически 10 лет назад, в 2011 году. Тогда волевым решением госструктура отказалась от бумажных документов и перешла на электронные.

Согласно данным сайта мэра столицы, каждый день пользователи системы создают около 50 тысяч документов и 75 тысяч резолюций. Электронный документооборот экономит Правительству Москвы примерно 200 тысяч листов бумаги ежедневно, то есть около 40 млн. рублей в год.

 Закажите бесплатный просчет выгод перехода на электронный документооборот!

В ответ на вопрос — зачем Правительству Москвы электронные документы, дан следующий ответ. Во-первых, стало легче контролировать исполнение служащими поручений. Во-вторых, использование электронного документооборота сокращает время на обработку и исполнение самих документов.

45 рублей – средняя стоимость документа на бумаге.

10 рублей – средняя стоимость электронного документа.

На пяти китах

• Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.
• Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений. 
• Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:

• Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов, уголков, папок и т.п.
• Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных метрах, так и на столах сотрудников.
• Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
• Создается единое информационное пространство в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
• Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа и возможности контролировать процесс.
• Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
• Повышение культуры работы предприятия.
• Экологическая ответственность за счет отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления бумаги.

1. Все преимущества от ЭДО можно обобщить в 5 емких категорий: экономия, скорость, качество, безопасность и управляемость.
2. Преимущество ЭДО в цифрах:
3. до 30% — экономия времени на согласование и поиск документов,
4. в 3 раза — снижение затрат на расходные материалы,
5. до 25% — повышение производительности труда,
6. до 80% – сокращение стоимости хранения документов.

Основные принципы внутреннего документооборота

Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Именно поэтому так важно организовать учет и оперативное и качественное прохождение жизненного цикла внутренней документации.

Как движется документ во внутреннем ЭДО:

• Подготовка документа.
• Согласование документа.
• Подписание документа.
• Регистрация документа.
• Отправка.
• Прием документа.
• Первичное рассмотрение.
• Повторное рассмотрение.
• Вынесение резолюции.
• Исполнение документа.
• Направление документа в архив.

Внутренний документооборот регулируется локальными актами организации. Для внутреннего ЭДО в организации не обязательно использовать электронную подпись, однако тенденции таковы, что работодатели начинают все чаще использовать ЭП (электронную подпись) и для документов, проходящих жизненный цикл исключительно внутри компании.

Формы организации внутреннего документооборота

1. Централизованная — документация сосредотачивается в отделе-группе отделов, это может быть секретариат, канцелярия. Эти отделы берут на себя основные обязанности, например, регистрацию, обработку, хранение документации.

2. Децентрализованная — документация сосредотачивается в нескольких структурных подразделениях.

   Такая форма, как правило, применяется тогда, когда компания имеет несколько подразделений, территориально удаленных друг от друга,

3. Смешанная — совмещает в себе характеристики централизованной и децентрализованной форм.

Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО

Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.

7 основных видов внутренней документации компании:

1. Управленческий ЭДО — ведение организационных и распорядительных документов.
2. Кадровый ЭДО — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
3. Коммерческий ЭДО — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
4. Производственный ЭДО — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
5. Финансовый ЭДО — ведение финансовой отчетности.
6. Складской ЭДО — ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
7. Архивный ЭДО — систематизация и упорядочение документов организации.

В зависимости от особенностей организации могут быть и другие виды ЭДО. Например, в СМИ это может быть внутриредакционный документооборот и т.п.

73% организаций, проводивших оценку эффективности внедрения ЭДО, заявили, что система окупилась.

Какие требования к ЭДО выдвигает бизнес

Безусловно, драйвером внутреннего документооборота являются крупные компании и госструктуры. Они имеют для этого ресурсы, а также чрезвычайные потребности. Однако сейчас в сторону порядка с внутренней документацией смотрят и небольшие компании.

Происходит это по трем основным причинам: во-первых, меняется культура ведения бизнеса – на смену поколению предпринимателей 90-х, во многом действовавших по наитию, приходят молодые ребята, выросшие на информационных технологиях.

Во-вторых, в высокодоходных нишах высочайшая конкуренция, которая заставляет компании оттачивать процессы, в том числе и внутренние, в-третьих, сами программные решения становятся гибкими и более доступными по цене.

Поможем выбрать оптимальную систему для быстрого перехода на электронный документооборот, оставьте заявку и получите бесплатную консультацию экспертов!

Как отличаются запросы на ЭДО у крупных и малых компаний

Требования к ЭДО крупного бизнеса:

• проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли,
• ресурсоемкость решений,
• юридическая значимость документов при межкорпоративном обмене,  
• удобство работы с решением,
• вариативность доступа к системе – через компьютеры, мобильные приложения, веб-доступ и другие сервисы.

Требования к ЭДО малого бизнеса:

• минимальные затраты на внедрение и обслуживание решения,
• наличие универсальных решений,
• наличие мобильного приложения,
• возможность получения оперативной консультации,
• возможность «роста», то есть расширение возможностей системы без вложения больших ресурсов.

В СБИС Внутренний ЭДО  в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения.

С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.

Например, при помощи СБИС можно автоматизировать планирование загрузки переговорных комнат.

СБИС Внешний документооборот  имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, содержит готовые отраслевые решений, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.

О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать  наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг.

И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота.

Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

• Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
• Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
• Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
• Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
• Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
• Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия.

После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих.

К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании.

Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота.

Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы. 

Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО

Подключиться

Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.

Системы электронного документооборота позволяют:

• оптимизировать расходы на печать и пересылку;
• уменьшить количество рутинных задач;
• ускорить делопроизводство;
• наладить дистанционную работу.

Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность. 

С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения. 

Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.

Базовые возможности систем ЭДО включают опции:

• создание и загрузка документов с компьютера;
• согласование, подписание; 
• отправка и получение;
• настраиваемые шаблоны;
• хранение информации о действиях с файлом;
• поиск по ключевым словам;
• автоматизированные маршруты движения;
• разграничение доступа пользователей.

Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.

Возможность Базовая версия Дополнительная функциональность

Создание и отправка электронных юридически значимых документов	+	+
Подписание документов электронной подписью	+	+
Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему	+	+
Поиск файлов с отбором по фильтрам	+	+
Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности	+	+
Поиск и приглашение контрагентов	+	+
Обмен сообщениями в онлайн-сервисе	+	+
Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг	+	+
Интеграционные решения	+
Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару	+
Международный ЭДО	+
Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам	+
Создание электронного архива	+
Маршруты согласования	+
Шаблоны документов	+

Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера

Оставить заявку

Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее: 

• Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя. 
• Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи. 
• Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи. 
• Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами. 
• Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов. 
• Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
• Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать. 

Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов,  географии. Разберем детальнее.
 

По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице. 

Вид Участники Документы Кто предоставляет сервис

Внутренний	Сотрудники организации	Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости	Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков
Внешний	Контрагенты: поставщики, клиенты	Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты	Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур
С контролирующими органами (B2G-обмен)	Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН	Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы	Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн

Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.

Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.

Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами

Попробовать

Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.

Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений. 

У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур. 

Также операторы ЭДО:

• хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока; 
• отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.

Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы. 

Также важны критерии:

• применение КЭП;
• опыт и надежность оператора;
• автоматизация создания стандартных документов;
• интеграция с 1С и другим ПО;
• отзывы клиентов.

Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения.

Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики.

Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации. 

Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО

Подключиться

• Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты. 
• Порядок действий при внедрении следующий:

1. Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать. 
2. Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция. 
3. Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО. 
4. Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.

Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.

Как выбрать систему ЭДО?

Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?

Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.

Безопасно ли переходить на электронный документооборот?

Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?

Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.

Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте

Подключиться